Pasiruošimas deryboms

Kai galvojame apie derybas, daugeliui prieš akis iškyla vaizdai iš „Krikštatėvio" ar charizmatiškasis Harvey Specteris iš serialo „Kostiumuotieji" (Suits). Istorijų apie sėkmingas ar visiškai nepavykusias derybas girdime nuolat. Šis gidas – pirmasis iš serijos, kurioje aptarsime esminius derybų principus. Derybų dinamika dažnai yra bet kokios sutarties pagrindas, net ir tais atvejais, kai atrodo, kad derėtis nėra dėl ko.

Derybų procesą galima skirstyti į kelis etapus. Mokslinėje literatūroje išskiriamas skirtingas jų skaičius, tačiau esminiai etapai nesikeičia: pasiruošimas deryboms, derybų pradžia, pagrindinis derybų etapas, susitarimo sudarymas, jo įgyvendinimas ir veiksmai po derybų. Šiame vadove išsamiai nagrinėjami svarbiausi kiekvieno etapo aspektai.

Derybų proceso etapai

Pasiruošimas deryboms

Pasiruošimas lemia galutinę derybų sėkmę. Leigh L. Thompson suformulavo deryboms pritaikytą 80/20 taisyklę[1]. Ši taisyklė numato, kad pasiruošimas yra keturiskart svarbesnis už pačias derybas. Nors tikslų pasiruošimo ir derybų svarbos santykį nustatyti sunku (pasiruošimo trukmė priklauso nuo individualių aplinkybių), taisyklė pabrėžia šio etapo svarbą. James A. Baker šią mintį išreiškė posakiu: „Išankstinis pasiruošimas užkerta kelią prastam rezultatui"[2] (penkių P principas, angl. Prior Preparation Prevents Poor Performance).

Veiksniai, lemiantys pasiruošimo pobūdį

Kaip ir kituose derybų etapuose, pasiruošimo eiga priklauso nuo konkrečių aplinkybių ir derybų pobūdžio. Pasiruošimui įtakos turi šie veiksniai.

Pasiruošimo planas

Siekiant sistemingo ir profesionalaus požiūrio, naudinga sudaryti pasiruošimo planą su patikros sąrašais. Šis planas apima pasiruošimo gaires, kurios turėtų būti pagrįstos derybininkų patirtimi ir, jeigu įmonoma, mokslinių tyrimų apie derybas rezultatais.

Pasiruošimo planas derybininkui primena būtinus parengiamuosius žingsnius. Jame esantys patikros sąrašai (angl. checklists) dažniausiai naudojami dirbant su sutarties projektu. Pasiruošimo planai ypač naudingi standartinėms deryboms. Nestandartinėse derybose patikros sąrašai gali būti naudingi, tačiau nebūtinai išsamūs.

Įmonėse skaitmeniniai įrankiai gali padidinti pasiruošimo proceso efektyvumą. Pasiruošimo planą padeda įgyvendinti vidinės įmonės sistemos ir duomenų bazės. Ankstesnių derybų patirtį reikėtų panaudoti tobulinant pasiruošimo procesą. Šiuo požiūriu derybas galima laikyti pasikartojančiu procesu.

Derybų dalyko nustatymas ir suinteresuotųjų šalių identifikavimas

Pirmiausia derybininkai turi nustatyti derybų dalyką. Pirkėjas analizuoja savo poreikius, o pardavėjas formuoja savo produktų ar paslaugų pasiūlą. Pirkėjai ieško rinkoje potencialių pardavėjų, o pardavėjai siekia užmegzti ryšį su potencialiais pirkėjais.

Šiame kontekste kita esminė užduotis yra nustatyti potencialius derybų partnerius ir kitas suinteresuotąsias šalis, kurios gali turėti įtakos visam derybų procesui. Kai yra daug įtakingų suinteresuotųjų šalių, naudinga sudaryti vadinamąjį visų šalių žemėlapį (angl. all-party map). Tai schema, kurioje nurodomos visos svarbiausios suinteresuotosios šalys, jų interesai, tarpusavio santykiai ir galima įtaka.

Organizaciniai klausimai

Kai šalys nusprendžia derėtis, reikia išspręsti organizacinius klausimus: derybų vieta (įskaitant patalpų rezervavimą), derybininkų skaičius, darbotvarkė, galimi terminai, derybų formatas (tiesioginis susitikimas, susirašinėjimas el. paštu, pokalbis telefonu).

Išskyrus labai didelės ir labai mažos apimties derybas, dviejų asmenų komanda yra patikimas pasirinkimas tiek tiesioginėms, tiek telefoninėms deryboms.

Be to, šalys turėtų iš anksto susitarti, ar derybos vyks remiantis vieno teksto principu (angl. single text negotiation). Tokiu atveju derybos vyksta vieno dokumento, dažniausiai sutarties projekto, pagrindu. Tada reikia nuspręsti: kuri šalis teiks projektą, ar bus naudojamasi trečiosios šalies parengtais pavyzdžiais.

Taip pat galima naudoti standartines sąlygas (angl. boilerplates), t. y. standartizuotas formuluotes ar teksto dalis, užuot naudojus išsamų sutarties šabloną. Šalys sutartį gali parengti bendrai, be išankstinio projekto. Galima sujungti ir dviejų pasiūlymų dalis į vieną bendrą. Bet kuriuo atveju, teisinis pasiruošimas yra esminis parengiamojo etapo žingsnis.

Informacijos rinkimas ir analizė

Informacija – raktas į sėkmingą pasiruošimą deryboms. Pirmiausia verta atlikti informacijos poreikio analizę ir įsivardyti, kokių duomenų trūksta. Antras žingsnis – šią informaciją surinkti.

Svarbu suprasti, kad ne visą reikiamą informaciją įmanoma gauti prieš derybas. Svarbios informacijos rinkimas yra nuolatinis uždavinys visuose derybų etapuose.

Informacijos patikimumą reikėtų nuolat tikrinti. Todėl naudinga tą pačią informaciją pabandyti gauti iš kito, nepriklausomo šaltinio. Svarbu ne tik atlikti informacijos poreikio analizę, ją rinkti ir analizuoti, bet ir apmąstyti: kokią informaciją turi kita šalis, kokią informaciją apie save verta atskleisti derybų metu ir kokia informacija laikytina konfidencialia (informacijos valdymas).

Interesai ir pozicijos

Remiantis surinkta informacija, būtina įsivardyti tiek savo, tiek (kiek įmanoma) derybų partnerio interesus. Daugelis derybininkų susitelkia tik į pozicijas, neanalizuodami po jomis slypinčių interesų.

Harvardo derybų metodas pabrėžia būtinybę telkti dėmesį į interesus. Tai leidžia atrasti ne tik bendrus, bet ir skirtingus, tačiau vienas kitam neprieštaraujančius, interesus. Dėmesys interesams atveria galimybių sukurti didesnę abipusę naudą (t. y. „padidinti pyragą"). Taip galima pasiekti, kad „derybų pyragas" būtų didesnis. Sąvoka „derybų pyragas" reiškia bendrą sukuriamą derybų vertę. Jei pavyksta padidinti bendrą kuriamą vertę, abi šalys (darant prielaidą, kad galios pasiskirsčiusios tolygiai) gauna proporcingai didesnę naudą iš išaugusio „derybų pyrago".

Pasiruošimo etape derybininkai turėtų analizuoti abiejų šalių interesus ir pozicijas. Verslas-verslui (B2B) derybose dažnai susiduriama su principalo ir agento situacija. Tai reiškia, kad principalas (atstovaujamasis) įgalioja agentą (atstovą) derėtis ir priimti sprendimus jo vardu. Tokiu atveju naudinga analizuoti ne tik įmonės, kuriai atstovaujama, bet ir paties derybininko asmeninius interesus bei pozicijas.

BATNA samprata

BATNA (angl. Best Alternative To a Negotiated Agreement), arba geriausia alternatyva derybiniam susitarimui, yra esminis derybinės pozicijos elementas. Nustatę savo BATNA pasiruošimo metu, derybininkai gali įvertinti, ar konkretus derybų rezultatas yra geresnis už turimas alternatyvas. Asmeninė BATNA iš esmės ir apibrėžia objektyvią derybinę galią.

Pirkėjai paprastai prašo kelių pardavėjų pasiūlymų ir juos lygina. Šiuo atžvilgiu pardavėjo BATNA nustatyti paprastai yra sunkiau, nes jis negali tiksliai žinoti, kiek yra kitų potencialių klientų.

Derybininkai taip pat turėtų stengtis nustatyti ir derybų partnerio BATNA. Reikia pripažinti, kad jei nustatyti savo BATNA gali būti sudėtinga, tai įvertinti kitos šalies BATNA yra dar didesnis iššūkis. Vis dėlto, verta bandyti surinkti visą įmanomą informaciją, kuri padėtų tai padaryti.

Būtent šis derybinės galios santykis tarp abiejų šalių tampa pagrindiniu veiksniu, apibrėžiant tolesnę derybų strategiją ir taktiką. Derybų partnerio interesų išsiaiškinimas taip pat gali padėti numatyti galimus prieštaravimus. Jei šiuos veiksnius galima numatyti, galima iš anksto pasiruošti tinkamas reakcijas. Siekiant išsiaiškinti galimus prieštaravimus, pasiruošimo procese vienas komandos narys gali atlikti „velnio advokato" (lot. advocatus diaboli) vaidmenį.

Apsiribojimo taškas ir ZOPA

Apsiribojimo taškas (angl. resistance point), dar vadinamas „derybų laužytoju" (angl. deal-breaker), yra riba, kurią peržengus derybas reikėtų nutraukti (nepasiekus rezultato). Jis glaudžiai susijęs su BATNA. Jei atsiranda geresnė alternatyva, derybas verta nutraukti. Tas pats galioja ir derybų partneriui.

Savo apsiribojimo tašką itin svarbu nusistatyti prieš pradedant derybas – tai suteikia aiškumo ir padeda išvengti ilgų (taigi ir brangių) bei bevaisių derybų. Taip pat iš anksto reikėtų išanalizuoti ir savo lūkesčius. Taigi, pasiruošimo etapas apima galutinių ir tarpinių tikslų formulavimą.

Paprastai patariama nusistatyti konkrečius ir ambicingus tikslus (pavyzdžiui, nustatant ambicingas tikslines kainas), nes šie tikslai veikia kaip save išpildanti pranašystė. Tikslai turėtų būti kuo konkretesni (t. y. suformuluoti kiekvienam derybų klausimui atskirai). Šiame kontekste SMART tikslų formulavimo metodas gali būti itin naudingas įrankis. Aiškus atskirų derybų punktų tikslų nustatymas taip pat yra pagrindas bendram tikslui apibrėžti.

Mūsų ir derybų partnerio apsiribojimo taškai apibrėžia galimų derybų lauką. Sritis, kurioje šalių minimalūs lūkesčiai (apsiribojimo taškai) persidengia, vadinama ZOPA (angl. Zone of Possible Agreement), arba galimo susitarimo zona.

Todėl pasiruošimo procese svarbu bent jau įvertinti, ar yra ZOPA ir koks jos dydis, nes nuo to priklauso tolesnių strategijų ir taktikų pasirinkimas. Esant didelei ZOPA, pagrindiniu klausimu tampa „derybų pyrago" dalybos. Esant mažai ZOPA, pagrindinis iššūkis – apskritai pasiekti susitarimą.

Kompromisų ir veiksmų galimybių svarstymas

Atsižvelgiant į atskirus derybų klausimus, reikia apsvarstyti galimus kompromisus (pavyzdžiui, netiesinius kompromisus ar skirtumo pasidalijimą pusiau) ir veiksmų variantus. Tyrimai rodo, kad derybininkai, kurie tam skiria daugiau laiko, pasiekia geresnių rezultatų. Be to, labai svarbu įvertinti atskirų klausimų svarbą.

Dėl ZOPA svarbos derybų procesui, gali būti naudinga pritaikyti „šviesoforo" sistemą. Pagal šį metodą, atskiri derybų punktai įvertinami skalėje nuo „neesminis" iki „būtinas", naudojant spalvas (raudona, geltona, žalia).

Strategijos ir taktikos svarstymas

Net jei derybininkai nori išlikti lankstūs, vis tiek reikia iš anksto apgalvoti, kokios strategijos laikytis ir kokias taktikas kokiomis aplinkybėmis būtų galima taikyti. Laikui bėgant kiekvienas derybininkas susikuria savo derybų stilių.

Tam tikrais atvejais gali būti naudinga atlikti asmenybės testą (pavyzdžiui, Myers-Briggs tipo indikatorių (MBTI) arba Thomas-Kilmann konfliktų valdymo stiliaus testą[3]), kad nustatytumėte savo derybinį profilį. Asmenybės tipas yra svarbus veiksnys renkantis tinkamą strategiją ir taktiką.

Ypač svarbių ir sudėtingų derybų atveju gali būti prasminga iš anksto atlikti derybų simuliaciją. Derybų literatūroje Bruce'o Patton'o sukurtas septynių derybų elementų metodas aprašo pagrindinius pasiruošimo punktus.

Tarptautinių derybų atveju, kai susitinka skirtingų kultūrų atstovai, pasiruošimo procese taip pat svarbu atsižvelgti į kultūrinius skirtumus (įskaitant specifinius derybų įpročius ir stilius).

Derybų pradžia

Derybų pradžią stipriai veikia pasirinktas derybų formatas (tiesioginis susitikimas, susirašinėjimas el. paštu ir pan.), sutarties svarba ir kiti veiksniai (pavyzdžiui, ar tai ilgalaikiai verslo santykiai, ar vienkartinis sandoris). Čia aptarsime tiesioginio susitikimo derybų pradžios ypatumus.

Paprastai derybų šalys jau būna turėjusios kontaktą anksčiau. Derybų vieta – tai vieta, dėl kurios susitarta pasiruošimo procese. Pirmasis įspūdis susidaro jau pasitinkant derybų partnerį.

Pirmojo įspūdžio reikšmė

Šis įspūdis, kaip ir paskutinis, yra ypač svarbus dėl vadinamojo patvirtinimo šališkumo – polinkio atmesti informaciją, kuri prieštarauja susidarytai pirmai nuomonei. Todėl derybininkui verta pasistengti palikti teigiamą pirmąjį įspūdį.

Teigiamą įspūdį padeda sukurti maloni derybų atmosfera. Svarbu, kad kita šalis jaustųsi patogiai. Tai paprastai pasiekiama pradedant neformalų pokalbį (angl. chit-chat). Užuot iškart perėjus prie esmės, rekomenduojama skirti laiko susipažinimui su kita šalimi.

Šio etapo intensyvumas ir apimtis priklauso ne tik nuo individualių derybininko nuostatų, bet ir nuo kultūrinių skirtumų. Dažnai pageidaujama, kad derybininkai geriau pažintų vieni kitus bendrų vakarienių ar sporto renginių metu. Paprastai derybininkai, pasižymintys aukštu empatijos lygiu, yra labiau linkę prisidėti prie geros atmosferos kūrimo.

Pasitikėjimo kūrimas

Ypač pradiniame derybų etape šalys stengiasi užmegzti gerus santykius, siekdamos sukurti pasitikėjimą. Pasitikėjimas yra vienas iš pagrindinių sėkmingų derybų elementų.

Šiame kontekste reikia atskirti tarpasmeninį (tarp asmenų) ir institucinį (tarp organizacijų, pvz., įmonių) pasitikėjimą. Pradinis derybų etapas yra ypač tinkamas tarpasmeniniam pasitikėjimui kurti, kuris vėliau padeda sustiprinti ir institucinį pasitikėjimą.

Kuo svarbesnis pasitikėjimas pačioms deryboms ir vėlesniam sutarties įgyvendinimui, tuo daugiau laiko šalys turėtų investuoti į gerų santykių kūrimą. Šiame kontekste neformalus pokalbis atlieka svarbų vaidmenį.

Daugeliu atvejų asmeninių panašumų paieška nuo pat derybų pradžios gali būti naudinga kuriant pasitikėjimą. Tyrimai rodo, kad žmonės yra palankesni tiems, kurie yra į juos panašūs, ir suvokia juos teigiamiau nei tuos, su kuriais neturi jokių panašumų[4].

Kuriant gerus santykius, itin svarbi ir kūno kalba. Derybų partnerio kūno kalbos atkartojimas (pvz., abu palinksta į priekį, abu užsideda koją ant kojos) paprastai laikomas teigiamu simpatijos ženklu. Žmonės linkę labiau pasitikėti asmenimis ir laikyti juos įtikinamesniais, jei šie atspindi jų pačių laikyseną (vadinamasis chameleono efektas)[5].

Aktyvus klausymasis

Vienas iš esminių bendravimo metodų šiame derybų etape yra aktyvus klausymasis, nes jis padeda sukurti teigiamą atmosferą ir skatina kitą šalį atsiverti. Aktyvus klausymasis gali būti išreikštas tiek žodžiu, tiek nežodiškai.

Aiškus nežodinis ženklas yra linktelėjimas ir atsisukimas į derybų partnerį. Žodiniai ženklai apima tokius posakius kaip „taip", „suprantu", „mhm".

Ne tik pradiniame etape, bet ir viso derybų proceso metu derybininkai turėtų labiau klausytis, ką sako pašnekovas, nei kalbėti patys. Šį santykį pabrėžia 70/30 taisyklė, nors tikslaus santykio nustatyti ir neįmanoma.

Galios žaidimai ir demonstravimas

Priklausomai nuo derybų situacijos (pavyzdžiui, kai derybinė galia pasiskirsčiusi netolygiai), šiame etape taip pat dažnai pasitelkiami galios žaidimai ir jos demonstravimas.

Šiame kontekste vienas iš derybų partnerių dažnai bando paveikti kitą, pavyzdžiui, reprezentaciniais pastatais ir prabangiais, dideliais kabinetais. Prabangūs įmonės automobiliai taip pat gali pasiekti tą patį efektą. Be to, įmonių prezentacijos taip pat kuriamos siekiant padaryti įspūdį verslo partneriams.

Valdingi gestai naudojami siekiant pabrėžti savo aukštą statusą ir sumenkinti kitą šalį. Pavyzdžiui, versti kitą šalį laukti prieš susitikimą, atsisėsti stalo gale ar pavesti sekretorei atsakyti į el. laišką. Derybininkai, naudojantys tokius gestus, rizikuoja nesukurti pasitikėjimo ir gerų santykių su kita puse.

Informacijos gavimas pradiniame etape

Nors šalys daug laiko skiria neformaliam pokalbiui, pradinis derybų etapas jau gali būti panaudotas vertingai informacijai apie derybų partnerį gauti. Derybininkas gali sužinoti informacijos apie asmenį, su kuriuo derasi (jo interesus, kompetenciją, derybų stilių, asmenybę ir pan.) ir apie organizaciją, kuriai šis asmuo atstovauja (jos struktūrą, sprendimų priėmimo procesus ir pan.).

Jei šalys numato, kad keisis jautria informacija, šiame pradiniame derybų proceso etape rekomenduojama pasirašyti konfidencialumo sutartį (angl. non-disclosure agreement, NDA).

Pagrindinis derybų etapas

Pagrindinis derybų etapas šiame straipsnyje pristatomas trumpai, nes pagrindinis dėmesys skiriamas pasiruošimui ir pradžiai. Šis etapas tęsiasi nuo pirmojo pasiūlymo, kuris nustato derybų inkarą, iki galutinio pasiūlymo (angl. BAFO, Best and Final Offer) ir jo priėmimo ar atmetimo. Šis laikotarpis apima visą derybų procesą, kuriame šalys stengiasi rasti sprendimus, galimybes ir kompromisus.

Strategijos ir taktikos

Derybų teorija išskiria įvairias strategijas ir taktikas, kurios ypač aktualios pagrindiniame derybų etape. Šios strategijos svyruoja nuo „laimėti-pralaimėti" (angl. win-lose) iki „laimėti-laimėti" (angl. win-win) požiūrio.

Čia pristatytas taktikas galima aiškiai suskirstyti į agresyvias ir tas, kurios išnaudoja elgsenos ekonomikos dėsningumus.

Agresyviomis taktikomis siekiama suklaidinti derybų partnerį arba daryti jam spaudimą ir grasinti. Svarbu bent jau žinoti šias taktikas ir galimas reakcijas į jas, nes praktikoje jos naudojamos reguliariai. Kai kurie autoriai netgi laiko blefavimą būtinu derybininko įgūdžiu. Praktikoje derybininkai dažnai meluoja arba pagražina savo BATNA, blefuoja dėl produkto prieinamumo („paskutinių vienetų" taktika) ar teigia esant biudžeto apribojimams („tai viskas, ką galiu pasiūlyti").

Ar derybininkas nori naudoti šias taktikas, priklauso nuo jo etinių standartų. Bet net jei kas nors nėra linkęs naudoti šių metodų, svarbu bent žinoti apie jas ir mokėti jas atpažinti bei į jas reaguoti, jei derybų partneris jas naudoja.

Elgsenos ekonomikos efektai

Taktikos, kurios išnaudoja elgsenos ekonomikos dėsningumus, remiasi faktu, kad žmonės ne visada elgiasi racionaliai. Iš tiesų, žmonių, taigi ir derybininkų, veiksmus riboja racionalumo, valios ir savanaudiškumo ribos.

Kognityviniai šališkumai (angl. biases) rodo sistemingus suvokimo, atminties, mąstymo ir sprendimų priėmimo iškraipymus. Derybose inkaro efektas yra bene žinomiausia sprendimų priėmimo heuristika. Inkaro efektas rodo, kad žmonių sprendimus veikia pirma gauta informacija (inkaras), net jei jie to nesuvokia. Todėl dažnai rekomenduojama pateikti pirmąjį pasiūlymą ir taip nustatyti sau palankų inkarą.

Bendradarbiavimu grįstos derybos ir santykiai

Vis dėlto, yra taktikų ir metodų, kurie skatina bendradarbiavimu grįstas derybas. Kai kurios iš jų jau buvo paminėtos kalbant apie derybų pradžią, nes jos naudojamos santykiams ir abipusiam pasitikėjimui kurti. Tačiau jos taikomos ir viso derybų proceso metu, atsižvelgiant į emocijų svarbą.

Pavyzdžiui, „auksinio tilto" statymo taktika suteikia kitai šaliai galimybę sutikti su siūlomu kompromisu neprarandant orumo. Bendradarbiavimu grįstos taktikos ir metodai atsižvelgia į tai, kad santykiai tarp šalių atlieka ypač svarbų vaidmenį pačiose derybose. Priklausomai nuo sutarties pobūdžio, sutarties įgyvendinimo ir galimų ateities derybų (ilgalaikiai verslo santykiai), santykiai gali būti itin svarbūs.

Gerų santykių ir abipusio pasitikėjimo kūrimas bei palaikymas yra ne tik užduotis, kurią reikia atlikti pradiniame derybų etape, bet ir iššūkis, kurį reikia spręsti visuose derybų etapuose.

Harvardo derybų metodas paprastai rekomenduoja atskirti žmones nuo problemų. Tai reiškia, kad santykių lygmens problemos neturėtų būti sprendžiamos nuolaidomis dalykiniuose klausimuose. Santykių lygmenyje emocijos turi išskirtinę svarbą.

Pagrindinių rūpesčių sistema[6] išskiria centrinius emocinius aspektus, kurie yra svarbūs derybose. Pagal šią koncepciją, reikia atsižvelgti į penkis pagrindinius derybininkų poreikius.

Priešingai pradinei Harvardo metodo rekomendacijai, kai kurios taktikos sąmoningai naudoja emocijas siekiant pagerinti savo derybinę poziciją.

Principalo ir agento problema

Tai, ar derybose egzistuoja principalo ir agento problema, taip pat daro didelę įtaką pagrindinio derybų etapo eigai. Principalo ir agento problema atsiranda, kai principalas (atstovaujamasis) įgalioja agentą (atstovą) derėtis ir priimti sprendimus jo vardu.

Šiuo atveju galima taikyti specifines taktikas (pavyzdžiui, kreipimąsi į aukštesnę valdžią, „griežto vadovo" ar „dingusio asmens" manevrą), kurių negalima naudoti, jei derybininkas derasi pats už save. Be to, sėkmingoms deryboms principalo ir agento situacijoje reikalingi aiškūs, hierarchiškai struktūrizuoti santykiai tarp atstovaujamojo ir atstovo.

Galiausiai, principalo ir agento situacija lemia dviejų lygių derybas: derybas prie stalo (su kita šalimi) ir derybas „už stalo" (su savo atstovaujamuoju).

„Derybų pyrago" didinimas ir dalybos

Pagrindinį derybų etapą galima suskirstyti į dvi fazes: „derybų pyrago" didinimą ir vėlesnes jo dalybas. Idealiu atveju, šalys pirmiausia siekia padidinti „pyragą" ir tik tada jį dalijasi. Tačiau derybininkai dažnai linkę neįvertinti galimybių padidinti „pyragą". Dažnai jie vadovaujasi fiksuoto pyrago mąstysena[8][9].

Abipusiai naudingą rezultatą pasiekti yra lengviau, jei abi šalys tam tikrus aspektus vertina skirtingai. Skirtingos (bet nebūtinai priešingos) nuostatos gali padėti žymiai padidinti „pyragą". Bendri interesai taip pat skatina abipusiai naudingų rezultatų paiešką.

„Pyrago" didinimas reikalauja, kad derybininkai dalytųsi informacija, siekdami įvertinti bendrus ar skirtingus interesus. Tačiau derybininko dilema kartais užkerta kelią šalių bendradarbiavimui. Derybininko dilema apibūdina situaciją, kai derybininkai bijo būti apgauti, jei bendradarbiaus, ir todėl renkasi konkuruoti.

Derybininko dilemos porūšis yra vadinamoji informacijos mainų dilema, kai abi šalys bijo, kad kita pusė nuslėps esminę informaciją, jei pats pirmas ja pasidalinsi. Siekiant įveikti šią aklavietę, paprastai rekomenduojama iš pradžių atskleisti tik nedidelę informacijos dalį ir laukti priešingos šalies reakcijos. Šis požiūris veikia kaip tam tikras signalas. Jei derybų partneris atsako tuo pačiu, vyksta abipusiai informacijos mainai ir galima saugiai dalintis toliau. Jei ne, informacijos teikimą galima sustabdyti, bet palikti atviras duris informacijos mainams atnaujinti vėliau (dosni „akis už akį" strategija).

Klausymosi ir informacijos rinkimo svarba

Kadangi derybininkams labai svarbu rinkti informaciją, derybų teorija siūlo įvairius klausinėjimo metodus, kurie ypač tinka informacijai gauti. Tyrimai rodo, kad sėkmingi derybininkai užduoda dvigubai daugiau klausimų nei vidutiniai derybininkai[7].

Glaudžiai su klausinėjimo metodais susiję ir atsakymų metodai, kurie, be kita ko, gali padėti atsispirti derybų partnerio prašymui atskleisti informaciją. Šiame kontekste dar kartą verta pabrėžti klausymosi svarbą.

70/30 taisyklė siūlo, kad derybininkai 70 procentų savo laiko turėtų skirti klausymuisi ir tik 30 procentų – kalbėti patiems. Aktyvaus klausymosi įgūdis skatina derybų partnerį kalbėti ir atskleisti daugiau detalių. Derybose taip pat ypatingą dėmesį reikėtų skirti kūno kalbos siunčiamai informacijai.

„Derybų pyrago" dalybos

Antrame žingsnyje vyksta (padidinto) „derybų pyrago" dalybos. Šiuo atžvilgiu kaina dažnai yra lemiamas aspektas. Dėl anksčiau minėto inkaro efekto (angl. anchoring), rekomenduojama pateikti pirmąjį pasiūlymą, jei situacija tai leidžia. Inkaras veikia geriausiai, jei jis yra gerai pagrįstas (argumentavimo metodai) ir jei derybų partneris turi gana žemus lūkesčius.

Jei partneris pateikė pirmąjį pasiūlymą, svarbiausia – ne iš karto pateikti savo kontrapasiūlymo. Vietoj to, derybininkas turėtų bandyti paskatinti derybų partnerį pagerinti savo pasiūlymą. Šiame kontekste galima naudoti įvairias taktikas.

Argumentavimo metodai

Viso derybų proceso metu, o ypač „pyrago" dalybų etape, argumentavimo metodai atlieka svarbų vaidmenį. Šie metodai pirmiausia skirti įtikinti derybų partnerį savo pozicijos teisingumu.

Šiame kontekste pirmiausia reikia nustatyti, kuriai šaliai tenka įrodinėjimo našta. Šis terminas reiškia ne tik reikalavimą pagrįsti savo nuomonę, bet ir tai, kad kilus abejonėms, pirmenybė teikiama nuomonei, kurios nereikia pagrįsti. Derybose geriau perkelti įrodinėjimo naštą kitai šaliai, nes tam, kas privalo įrodinėti, visada yra sunkiau.

Be to, paprastai rekomenduojama naudoti mažiau, bet stipresnių argumentų, nes silpni argumentai suteikia oponentui lengvą progą pulti. Įprasti argumentavimo metodai apima išvadą pagal analogiją ir vadinamąjį „užtvankos" argumentą.

Laiko veiksnys ir derybų pertraukos

Pagrindinis derybų etapas yra procesas, kuris, priklausomai nuo aplinkybių, gali trukti ilgiau ar trumpiau. Mažos derybos užbaigiamos per kelias minutes, o didelės gali trukti mėnesius ar net metus, per daugybę susitikimų.

Todėl derybų procesas gali būti pertraukiamas pauzėmis ir atidėjimais. Šalys turėtų išnaudoti šias pertraukas tolesniam pasiruošimui: analizuoti naujus dokumentus, stiprinti savo BATNA, konsultuotis su sprendimų priėmėjais ar apmąstyti esamą derybų eigą.

Jei derybos klostosi ne itin gerai, gali greitai susidaryti aklavietė. Derybininkų užduotis yra užkirsti kelią galimoms aklavietėms arba, joms atsiradus, jas įveikti.

Derybininkai visada turėtų atminti, kad laikas yra esminis komponentas tiek ruošiantis, tiek pačių derybų metu. Ilgų derybų reikėtų vengti, nes su jomis susijusios sąnaudos gali būti didelės. Laiko veiksnys svarbus ir todėl, kad tiek mūsų, tiek partnerio BATNA gali laikui bėgant keistis.

Todėl įvairios taktikos yra pagrįstos laiku (pavyzdžiui, apgalvotas delsimas, netikras terminas, „dingusio asmens" manevras). Siekiant laikytis numatyto laiko, šalys gali naudoti tokius instrumentus kaip iš anksto nustatyta darbotvarkė ar terminai.

Tarpinių rezultatų fiksavimas

Derybų metu paprastai patartina fiksuoti tarpinius rezultatus raštu. Šiame kontekste asmuo, kuris yra atsakingas už protokolo rašymą, turi pranašumą (žinomas kaip „rašiklio taisyklė").

Tarpinių rezultatų dokumentavimas, be kita ko, užkerta kelią „miglotai atminčiai". „Miglota atmintis" reiškia situacijas, kai žodžiu pasiektą susitarimą vėliau viena iš šalių surašo. Tokiose situacijose kyla rizika, kad rašytinis tekstas tiksliai neatitiks anksčiau žodžiu sutartų sąlygų.

Derybų užbaigimas

Derybų etapo pabaigoje šalys turi nuspręsti, ar sudaryti sutartį, ar ne. Pagrindiniai šio sprendimo veiksniai yra, viena vertus, BATNA (kuri buvo nustatyta pasiruošimo etape ir vėliau koreguota derybų metu) ir, kita vertus, apsiribojimo taškai. Šie veiksniai taip pat yra pagrindas derybų rezultatui įvertinti. Geresnės BATNA turėjimas paprastai lemia derybų nutraukimą, o prastesnė BATNA skatina sudaryti derybų metu suderėtą sutartį.

Pagrindinės įžvalgos

Derybos – tai ne atsitiktinumų žaidimas, o gerai suplanuotas procesas, kurio sėkmė priklauso nuo trijų pagrindinių etapų:

Pasiruošimas – 80/20 taisyklė aiškiai parodo, kad pasiruošimas yra keturiskart svarbesnis už pačias derybas. Nustatykite savo BATNA, įvertinkite ZOPA ir suformuluokite aiškius SMART tikslus. Rinkite informaciją apie partnerį ir analizuokite ne tik pozicijas, bet ir po jomis slypinčius interesus.

Derybų pradžia – pirmasis įspūdis ir pasitikėjimo kūrimas lemia visą tolesnį procesą. Aktyvus klausymasis pagal 70/30 taisyklę padės gauti vertingos informacijos ir sukurti palankią atmosferą.

Pagrindinis etapas – pritaikykite tinkamas strategijas ir taktikas. Atpažinkite agresyvias taktikas, išnaudokite elgsenos ekonomikos dėsningumus ir siekite padidinti „derybų pyragą" prieš jį pasidalydami.

Apie šį vadovą

Šis straipsnis yra trumpa derybų proceso apžvalga, apimanti pagrindinius pasiruošimo, pradžios ir pagrindinio etapo aspektus. Derybos – tai plati tema, apie kurią parašyta daug mokslinių tyrimų ir praktinių vadovų.

Kiti svarbūs derybų aspektai, kurie nėra išsamiai aptarti šiame straipsnyje, bet kuriuos būtinai norėtume aptarti kituose straipsniuose yra susitarimo formulavimas, sutarties projektavimas ir teisiniai aspektai, susitarimo įgyvendinimas ir stebėsena, konfliktų valdymas vykdymo metu, santykių valdymas po derybų bei patirties analizė ir išvados būsimoms deryboms. Kiekvienas iš šių etapų turi savo specifinius uždavinius, iššūkius ir reikalauja atskiro detalaus nagrinėjimo.